Le courrier occupe une place importante dans une entreprise. Parfois, pour retrouver un courrier important parmi la panoplie dont dispose la structure, il faut faire un tri. Travail nécessaire mais qui cause des lenteurs dans l’exécution des tâches, la rédaction a développé pour vous quelques procédés utiles pour optimiser la gestion du courrier.
Classer votre courrier
Le colis doit être enregistré selon sa date d’arrivée au sein du service courrier. L’enregistrement prend en compte le nom de l’expéditeur, objet du courrier et le destinataire. Cela permet de savoir où un courrier a été acheminé afin de ne pas trop le chercher. Le classement de courrier permet de gagner en temps, de suivre efficacement les échanges comptables et administratifs, de devancer tous les mouvements de l’entreprise et de réformer les relations avec les partenaires. Pour vous aider dans votre démarche, vous pouvez vous faire accompagner d’un expert en classement de courrier ou des nombreux logiciels de gestion électronique de documents. A cet effet, recourez aux services de ce professionnel en la matière pour une gestion tangible de votre courrier.
Externaliser la gestion de votre courrier
La gestion de vos courriers peut être confiée à une personne externe à la société. Pour cela il faut trouver un sous-traitant qui rassemble tous vos critères. Il doit être à l’écoute, prompt à la réactivité quant à vous communiquer les courriers importants. Ce prestataire en assistance administrative doit vous offrir une meilleure traçabilité des courriers, il doit améliorer le contrôle et l’accès à toutes les informations utiles à l’évolution de la firme. Son aide doit alléger le travail de votre assistante et permettre la gestion efficace des autres tâches de l’entreprise. Il y a là, un rendement énorme pour la société. En plus d’assurer une fluidité entre tous les services, il y aura une diminution dans la destruction du papier et cela réduira par la même occasion leurs coûts.
